日本でも、ビジネス用語としてよく耳にするアジェンダ(Agenda)。海外の企業でも、会議の前に、上司からAgendaを作成するよう依頼されることがあります。そもそもAgendaとは何なのでしょうか？ここでは、ビジネスにおけるAgendaの意味とその書き方をお伝えしようと思います。
Agendaとは？
ビジネスにおけるAgendaを一言でいうと「議題を明記した進行表」です。Agendaの中で、前もって会議の「目的」を明確に示せば、参加者は「ゴールイメージ」を考えることができます。Agendaは、会議を有意義にするための重要なツールなのです。
海外企業でAgendaの必然性は？
海外の企業において、Agendaを事前に提示することは必要不可欠です。なぜなら、会議の参加者が文化・習慣・価値観の異なる人々である可能性が高いからです。つまり、「言わなくても分かる」民族集団ではなく、何でも「言わなくては（文書で伝えなくては）分からない」民族集団と会議をするのですから、Agendaは必然というわけです。
Agendaの書き方
当然、Agendaは、シンプルで分かりやすいものが好まれます。以下は、Agendaの記載すべき項目とその英語表現の例です。
1. Agenda for New Website Project/Website Project Agenda（ ←目的がわかるタイトルを書く）
2. Date/Time – Tuesday 21 August 2018 at 10:00am /Location – Meeting Room 42/Called by Peter Smith（←日時、場所、会議の招集者を書く）
3. Attendees – （参加者の名前を書く。部署名や役職名などを書くことも可）
4. Preparation for the meeting（←会議にあたっての準備事項を書く）
– Bring the results of the latest questionnaire.
– Prepare responses to your open action items.
5. Open Meeting（←「開会」すなわち会議の目的を書く）
– Objective: Regular Website Project Update
6. Agenda Topics（←話し合う予定の協議事項を書く）
– Review open action items
– Discuss last weeks project activities
– Review next weeks tasks
– Any issues that need to be addressed?
7. Close Meeting（「閉会」のサインとして次の予定を書く）
– Meeting in Room 42 Tuesday 28 August 2018 at 10:00am
いかがですか？Agendaは、定期的に行われる会議も、マンネリ化させない効果もあるため、必須の書類と言えるでしょう
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